Pifaa座席管理システム
フリーアドレスを理想の空間に－Pifaa座席管理システムによるフリーアドレス管理の事例
在宅勤務や時差出勤など、働き方の多様化に伴い、オフィスのフリーアドレス化を望む声が高まりつつあります。しかし、従来のオフィスの利用方法に馴染んだ人々にとって、コミュニケーションや座席の確保、必要な設備の利用や出退勤管理などの面で、フリーアドレス化への抵抗や不安があることも事実です。村田製作所ではこれらの問題の解決はもちろん、さらに快適なオフィス空間を実現するシステムの開発に取り組んできました。
今回は、そのシステムの開発・運用・提案を推進している丹羽、大村、システム開発を依頼しユーザーでもある遠田の三名に、開発にいたったきっかけから、開発における困りごとや導入後のメリット、さらに将来への展望について語ってもらいました。
丹羽：座席管理システムの商品技術を担当。
大村：商品技術アシスタントを担当。
遠田：座席管理システム開発を依頼した部門にて新規事業企画を担当。
フリーアドレス化へのきっかけ
――ムラタにおいて、フリーアドレス化へのきっかけは、何だったのでしょうか。
丹羽：新型ウイルスの流行による在宅勤務の増加を経て、ムラタにおいてもオフィス座席の利用方法の見直しを推進し、より効率的に運用する必要性が出てきました。また、リモートワークの実施も増え、組織内のコミュニケーションの活性化が課題となり、座席配置などもコミュニケーション活性化施策として取り入れたいという要望が出てきたためです。
――具体的にはどのような課題や要望があったのでしょうか。
丹羽：ひとつのフロアには、担当の範囲や市場に応じて複数の部門が存在します。その中で横のつながりを広げていきたいという目的があり、座席のレイアウトを変更したいという要望がありました。
遠田：私が在籍している新規事業部のフロアでは、個人での業務に集中される方が多く、打ち合わせ以外で従業員どうしが会話をする文化はありませんでした。ホワイトボードや打ち合わせブースなど、オープンな場所でコミュニケーションをとれるエリアも少なく、ちょっとした雑談ですら目立つ状態でした。会社としてフリーアドレス化という方針は決まっていたので、それを機に上記のフロアの課題を同時に解決すべく、座席レイアウトの変更に着手しました。
フリーアドレス化への道
――フリーアドレス化を推進するにあたって、どのような取り組みをなされたのでしょうか。
遠田：まず、座席レイアウトを変更する前に、
・部門長（マネジメント層）の目指す従業員の働き方、フロアの文化
・顕在化しているフロア従業員のニーズ
についてヒアリングを行いました。
出てきた意見を検討した結果、部門間はもちろん、部門内でもコミュニケーションの不足が進んでいることが明確になり、「コミュニケーションを活性化させるような座席レイアウトを」という結論にいたりました。また、コミュニケーションは重要ですが、一方で業務に集中できる環境も無視できないので、配席にも工夫が必要であるという気づきも得ました。
――具体的にはどのようなコンセプトの座席レイアウトになりましたか。
大村：庶務・総務関係では電話も必要です。また、開発を専らとする部署では自身のPCが欠かせず、ほかにモニターが複数台必要であったりします。座席レイアウトのコンセプトには、このような設備に関する必要性についても盛り込みました。
遠田：集中×コミュニケーションのメリハリがつくフロアです。仕事のシーンに応じて柔軟に場所を変更でき、コミュニケーションを推進するエリアを設けることで雑談への心理的ハードルを下げることが重要であると感じたからです。また、「固定席が必要な人」「完全にフリーアドレスが良い人」「チームで固まりたい人」の三つのパターンが存在することが分かりました。特に一部の管理職からは、固定席で固まっていた課のメンバーがフリーアドレス化によりばらばらになることでコミュニケーションが少なくなることを懸念し、グループで働きたいとの要望がありました。
フリーアドレスでの座席管理システムの必要性とは
――座席管理システムは、どのようなケースで必要となるでしょうか。
丹羽：フリーアドレスにありがちな自由な座席確保という手段では、席の空き状況が見えないうえ、上司やマネージャーにとっては出社の状況や着座位置も分かりません。これは、防災・安全管理面で問題です。そこで、出社の有無・フロア・着座位置が把握できるシステムが必要であると感じました。
大村：フリーアドレス化されたフロアでは、他部署からの往訪者は往訪相手の席を探すことは困難です。座席にネームプレートを取り付けるという方法がありますが、付け忘れ・取り忘れが多く、さらに遠くからは名前が分かりにくいという欠点があります。このような問題の解決には、座席管理システムの導入が最適です。
フリーアドレスへの Pifaa座席管理システムの導入
――Pifaa座席管理システムとは。
丹羽：最も特徴的な点は、社員証で運用できるということです。入室の際、読み取り機に社員証をかざすだけでエントリーは完了です。社員証で運用できるので、スマートフォンなどのカメラ付きモバイルを持ち込めないフロアでも運用可能です。また、入室時に座席の空き状況を確認して座席を確保することはもちろん、PCから席を予約することもできます。さらに、座席の利用率も分かるため、利用率に合わせた座席レイアウトの変更にも役立てることができます。
大村：誰がどこに座っているかという検索も所属コードや氏名を入力するだけです。訪問された方が、フロアで迷子になることはありません。
――フロアマップの作成について。
大村：多くの場合、フロアマップはアプリなどを使って自分で作成しますが、部分的な固定席化やフリーアドレス化を設定する場合、大変煩雑な作業になります。ムラタではPifaa座席管理システムの担当者が各フロアからかんたんなフロアマップを提供してもらい、これを基に視覚的に分かりやすいフロアマップを作成し、細かな条件を依頼通りに設定してシステムに組み込みました。
――Pifaa座席管理システムでさまざまなセンサを利用することができるようですが、どのような効果が期待できるのでしょうか。
大村：Pifaaのセンサには温度・湿度・気圧の計測ができる環境センサ、明るさの計測ができる照度センサ、音圧の計測ができる音センサなどがあります。それらのセンサでセンシングしたデータは、座席を選択する画面で確認することができます。これにより、自分に合った環境の座席を選択することができます。また、集中エリア・コミュニケーションエリア・コワーキングスペースなど設定したエリアの利用率をセンサから得たデータで把握することも可能です。このように定量化されたデータが示す環境情報は、座席の選択以外にも、活用されていないエリアの可視化や、防音・空調の見直しなどにも活用できます。
丹羽：フリーアドレスを導入するときは、細かくさまざまなエリアを設定されることが多いのですが、運用後、狙い通りに活用されているかどうかが重要です。Pifaaのセンサを利用すると運用後の利用状況を測定し可視化することができます。そして可視化された利用状況を基に、什器や座席のレイアウトを見直すことができます。
座席管理システムを導入して感じたこと
――座席管理システムを導入して、どのようなメリットがありましたか。
丹羽：日々、作業スタイルに合わせた座席環境を選べることにより、モチベーションの向上や作業効率の向上が期待できるようになりました。また、空席状況や話したい相手の出社状況が不明であるといったストレスから解放されました。予約機能を使うことで、「座席不足で座れないかも」といった不安も解消されました。さらに座席が固定されていないため、異なるチームや部署のメンバーとのコミュニケーションや情報交換が活性化されました。
大村：固定席であっても、在宅勤務などで使われていない席は、自由に使うことができます。これにより、席数に対して柔軟な対応が可能になりました。
――利用者からは、どのような反響がありましたか。
遠田：席の空き状況や他の方の着座位置が一目で分かることはもちろんですが、席の使用率がデータとして収集できる点もポイントです。特に日々の席の占有率や人気があるスペースを把握できるので、今後のレイアウト変更の方針を作る根拠になります。
――座席管理の面では、どのようなメリットがありましたか。
遠田：「固定席が必要な人」「フリー席が良い人」「チームで固まりたい人」などといった要望に対し、たとえば固定席は大型の計算用PCが必要な人たちだけが指定できるように設定することができます。また、固定席の人もフリー席を利用できるように設定できます。このように固定席とフリー席などさまざまな条件をPifaa座席管理システムで管理することにより、座席という限りある資源を有効活用することができるようになりました。
――コミュニケーションの活性化には、どのような機能が役立ちましたか。
大村：「ランダム機能」があります。これはシステムがランダムに座席を割り当てる機能で、周辺に座る人が固定化することを防ぎます。この機能を使うことで、フリーアドレス化しても親しい人が固まって座席を取ってしまって、コミュニケーションの活性化が図れないという問題を解決することができました。
Pifaa座席管理システムの外販への取り組み
――製造業であるムラタが開発したPifaa座席管理システムですが、異業種でも利用できるのでしょうか。
丹羽：ムラタ社内はもちろん、すでに納入した他社からも使いやすいと高評価をいただいております。特に製造業ではPCはもちろん、さまざまな計測機器や工具を使う部署、ソフトウェア開発を行う部署、間接部門など多種多様な業務がひとつのフロアに混在しているケースが多くみられます。このような場合でも、業務に応じた細かな設定が可能である点が高評価の理由であると思います。
――外販向けにおいて、特に留意されている点はありますか。
丹羽：外販用のシステムと社内用のシステムに機能的な差はありません。ただし、お客さまが使用する社員証で運用できるのか、お客さまの社内ネットワークの状況やフロアの座席の配置などについて、導入までに必要なやり取りは少なくないと思います。
座席管理システムの将来性
――最後に、Pifaa座席管理システムが今後のオフィス環境に与える影響やPifaa座席管理システムの将来性についてお聞かせください。
丹羽：Pifaa座席管理システムの導入は、スマートオフィス（オフィスの効率的な運用）への第一歩になると思います。オフィスの空間を最大限に活用することができ、多様化した働き方需要への対応を可能にします。
遠田：Pifaa座席管理システムは、座席管理とセンシング技術を融合することで、中長期に亘りオフィス環境を改善するシステムであり、理想のスマートオフィスの実現に欠かせないソリューションであると思います。
大村：システムとして製造業に特化している点はなく、順を追って業界は広げていく予定です。また、企業だけではなく、大学の講義室や中学校や高校の自習室や図書室の座席管理に活用できると想定をしており、そちらについても検討を進めています。
まとめ－編集後記
オフィスの座席管理を実現するサービスは数多く存在します。しかし、ビーコンやスマートフォンを利用したシステムでは導入コストが高くなり運用も煩雑になりがちです。
Pifaa座席管理システムは、社員証という最も身近なモノを使って低い導入コストと容易な運用を実現しています。さらにムラタのセンサ技術を利用することで、オフィスという「みんなの場所」の中から自分に合った最適な空間を見つけ出すことができます。
従業員どうしがコミュニケーションを通じて理解し合い、理想的な環境で働くことができる。そのような「未来のスマートオフィス」を実現するソリューションツールであると実感しました。
