将灵活座位转化为理想空间―Pifaa座位管理系统的案例
随着远程办公和分时出勤等工作方式的多样化，对实现办公室灵活座位化的需求日益提高。然而，对于习惯于传统办公方式的人们来说，可能存在对灵活座位化的抵触和不安，因为其中涉及到与同事的相互沟通、座位的确保、所需设备的使用以及出勤管理等方面的问题。村田制作所不仅解决了这些问题，还致力于开发出更舒适的办公空间系统。
本次我们邀请了负责推进该系统的开发、运营和提案的丹羽、大村、以及作为系统开发委托方同时也是用户的远田三位，从开始进行系统开发的契机、开发中遇到的困难、引进后的受益之处以及未来展望等方面，与我们分享了他们的经验。
丹羽：负责座位管理系统的商品技术。
大村：负责产品技术助理。
远田：在委托座位管理系统开发的部门中负责新业务规划工作。
推进灵活座位化的契机
――在村田内部开始推进灵活座位化的契机是什么呢？
丹羽：随着新冠病毒的蔓延，导致居家办公增加，村田也开始推进对于办公室座位利用方式的重新审视，需要提高使用效率。此外，由于远程办公的实施频度提高，如何提高组织内沟通的活跃程度也成为一个问题。有人提出，希望通过调整座位安排等方式来增进沟通的活跃程度。
――具体来说，有哪些问题和要求呢？
丹羽：一个楼层内，根据负责范围和市场的不同存在着多个部门。为了在各部门中扩大横向联系这，有人提出了希望改变座位布局的要求。
远田：我所在的新业务部的楼层内，很多人专注于个人的工作，除了开会之外，员工之间几乎没有相互交流的文化。比如白板区和会议室等可供交流的开放式区域也很少，即使是短时间的闲聊也很引人注目。所以在公司确定了灵活座位化的方针之后，我们以此为契机，为了同时解决了上述楼层的问题，着手进行了座位布局的改变。
实现灵活座位化的历程
――在推进灵活座位化的过程中，具体采取了哪些举措呢？
远田：首先，在改变座位布局之前，我们进行了调研工作，包括：
・与部门主管（管理层）讨论员工的工作方式和楼层文化
・了解楼层员工已显露出来的需求
根据收集到的意见，我们明确了一个问题，即不仅部门之间包括部门内部的沟通也日趋不足，因此我们得出了一个结论，即“设计能够增进沟通活跃程度的座位布局”。与此同时，我们也意识到虽然相互沟通很重要，但也不能忽视营造一个能够集中工作的环境，因此在座位安排方面也需要做出调整。
――具体是什么概念的座位布局呢？
大村：比如说，庶务和总务方面还需要使用电话。另外，在负责开发的部门中，自用的电脑是必不可少的，另外还需要多台显示器。在座位布局的理念中，我们也考虑到了关于此类设备的重要性。
远田：整体上来说是集中×交流张弛有度的楼层。因为我们感觉到，根据工作场景灵活变更场所，设置推进交流的区域，降低对闲谈的心理障碍，这些都是非常重要的。另外，我们还了解到三种不同的需求模式，即“需要固定座位的人”、“喜爱完全灵活座位的人”以及“想以团队为单位集中在一起工作的人”。特别是一部分管理部门的人员，他们一直都是采用固定座位的形式，因此担心在采用灵活座位之后部门的成员会变得分散，由此引起交流机会减少，所以希望仍以部门为单位开展工作。
采用灵活座位管理系统的重要性何在
――在什么样的情况下，需要采用座位管理系统呢？
丹羽：灵活座位方式中常见的是确保灵活座位的手段，这样不仅看不到空座位的状况，而且对上层和管理人员来说，也无从了解部下的现场出勤状况和就座位置，因此在防灾和安全管理方面存在问题。由此我们感觉到，需要有一个系统来掌握员工的现场出勤状况、所在楼层和就座的位置。
大村：在灵活座位的楼层，其他部门的来访者很难找到来访对象的座位。虽然有在座位上放置名牌的方法，但是经常会发生忘记摆放或忘记取换的情况，且还有一个缺点是很难从远处看清名字。为了解决这些问题，引进座位管理系统是理想的方式。
通过引进Pifaa座席管理系统 实现灵活座位
――请解释一下什么是Pifaa座席管理系统。
丹羽：尤为明显的特点是可以使用员工证进行操作。进入室内时，只要将员工证放在读卡器上即可完成登录。由于可以使用员工证进行操作，即使在禁止携带智能手机等带摄像头的移动设备的楼层内也可以操作。此外，不仅可以在进入时确认座位的空余状况并进行预留，还可以从电脑上预订座位。此外，由于可以了解座位的使用率，还可以根据使用率来更改座位布局。
大村：要查询谁坐在哪里，只用输入所属代码或姓名。访客也不会在楼层内迷失方向。
――关于创建楼层地图。
大村：通常，楼层地图是通过应用程序等自行创建的，但如果需要设置部分固定座位或灵活座位就非常繁琐。在村田，Pifaa座位管理系统的负责人会根据各楼层提供的简单的楼层地图，由此来创建直观易懂的楼层地图，并根据详细的委托条件进行设定，将其纳入系统中。
――Pifaa座位管理系统中，似乎还可以利用多种传感器，预期可以获得什么样的效果呢？
大村：Pifaa的传感器中，包括可测量温度、湿度、气压的环境传感器、可测量亮度的光照传感器、可测量声压的音频传感器等。您可以在座位选择界面上确认通过这些传感器所感知的数据，并由此选择符合自己喜好的座位。此外，您还可以利用从传感器获取的数据，来了解诸如集中工作区域、交流区域、共同工作空间等设置区域的利用率。由此实现定量化的数据所呈现的环境信息不仅可以用于座位选择，还可用于未利用区域的可视化，以及对隔音、空调等方面的改进。
丹羽：在引进灵活座位时，通常会设置多种细分区域，但更为重要的是在运营后是否按预期得到了有效利用。利用Pifaa的传感器，可以对运营后的使用情况进行测定并实现可视化，并且可以根据已可视化的使用情况，改进家具和座位布局。
引进座位管理系统后的感受
――引进座位管理系统后，感受到有什么优点？
丹羽：可以根据每天的工作方式选择座位环境，这样可以有助于提高工作动力和工作效率。此外，还消除了由于多种不确定性带来的压力，例如不清楚座位空余状况、无法掌握希望交流同事的现场出勤状况等。通过预订功能，还消除了诸如“可能因座位不足而无法坐下”的担忧。此外，由于座位不固定，也增进了不同团队或部门成员之间的沟通和信息交流。
大村：即使是固定座位，如果因当天相关人员在家办公而空出的座位其他人也可以灵活使用。这样我们可以更灵活地调整座位数量。
――有收到使用者的反馈意见吗？
远田：首先，座位的空余情况和其他人的就座位置一目了然，这是当然的，座位利用率可以作为数据来收集也是一个要点。特别是使用这一系统后能够了解每天的座位占用率以及比较受欢迎的空间，这将成为今后制定布局变更方针的依据。
――在座位管理方面，有哪些优点？
远田：对于“需要固定座位的人”、“喜爱完全灵活座位的人”以及“想以团队为单位集中在一起工作的人”等需求，例如可以将固定座位设置为仅限需要大型计算机的人员可以使用。此外，固定座位的人员也可以设置为可以使用灵活座位。通过Pifaa座位管理系统，可像这样对固定座位和灵活座位等多种条件进行管理，从而可对座位这一有限的资源进行有效利用。
――哪些功能是对增进沟通的活跃程度有所帮助的？
大村：有“随机功能”。这是可由系统来随机分配座位的功能，可以避免总是和相同的人群坐在一起。通过使用这一功能，解决了即使采用了灵活座位方式后仍然与亲近的同事坐在一起，无法提高沟通活跃程度的问题。
Pifaa座位管理系统的对外销售
――Pifaa座位管理系统虽然是由制造业的村田公司开发的，但其他行业是否也可以使用呢？
丹羽：不仅在村田内部，我们还收到了来自已导入该系统的其他公司客户的高度评价。特别是在制造业的企业中，我们可以看到一个楼层内往往存在着多种多样的业务，包括使用多种计量仪器和工具的部门、进行软件开发的部门、以及间接部门等。即使面临这种情况，也能够根据业务内容进行准确的设置，我想这就是我们得到高度评价的原因。
――在面向外部销售时，有没有需要特别注意的地方？
丹羽：外部销售和内部使用的系统在功能上没有区别。但是我感觉在引进之前，需要与客户进行沟通的内容还是不少的，例如是否可以使用员工证进行操作、客户公司内部的网络状况以及楼层座位布局等。
座位管理系统的未来前景
――最后，请跟我们谈一谈Pifaa座位管理系统对未来办公环境的影响、以及Pifaa座位管理系统的未来前景。
丹羽：我认为Pifaa座位管理系统的引入将是迈向智能办公（办公室的有效运营）的第一步。它可以更大限度地利用办公空间，满足多样化的工作需求。
远田：Pifaa座位管理系统是一个通过融汇座位管理和传感技术，可改进办公环境的长期解决方案，我认为它是实现理想智能办公室不可或缺的解决方案。
大村：这个系统并不是专门针对制造业的，我们计划逐步拓展行业。此外，我们预计不仅公司，而且大学的讲堂、初高中的自习室以及图书馆的座位管理都可以使用，我们也在逐步探讨这方面的内容。
总结―编后记
目前，已经有很多能够实现办公室座位管理的服务。但是,使用信标或智能手机的系统往往会产生高昂的引进成本，并且运营也较为复杂。
Pifaa座位管理系统利用员工证这一很常用的物品，实现了成本更低的引进和简便的运营。此外，通过利用村田的传感技术，你还可以从“大家的场所”——办公室中找到适合自己的理想空间。
员工之间可以通过沟通增进相互理解，在理想的环境中工作。我感觉到，这是一个能够实现“未来智能办公室”的解决方案工具。
Pifaa座位管理系统目前仅在日本国内提供服务。
文章内容为截至本文发布时的信息。系统规格和界面可能会在不事先通知的情况下发生变化。